Office 2010’da Önemli Belgeleri Nasıl Koruyabiliriz?

Bazen, sizin için önemli olan belgelerinizi, sadece belirli kişilerin okuyabileceği veya üzerinde değişiklik yapabileceği şekilde emniyet altına almak ihtiyacı duyarsınız. Burada, önemli belgeleriniz üzerinde değişiklik yapmayı nasıl kısıtlayacağınıza ve belgelerinizi nasıl şifreleyeceğinize bir göz atacağız.

MS Office belgelerinin Web Apps üzerinden internette paylaşılmasının mümkün olması ile beraber, belgelerinizin güvenliğinden emin olmak ve hatta belgelerinizle ilgili ilave güvenlik önlemleri almak isteyebilirsiniz. Belgelerinizi, şirketinizin sahip olduğu ağ üzerinden paylaşıyor olsanız bile, sadece bazı bölümlerin başlarındaki kişilerin görmesine ihtiyaç duyulan belgeleriniz için güvenlik önlemlerini ilave etmek, tedbirli bir davranış şekli olacaktır.

Şimdi size açıklayacağımız örneğimizde, bir Word dosyası kullanarak, kullandığımız Word dosyası üzerinde işlem yapacak şekilde konuyu anlatacağız, ancak şifreleme süreci, Excel ve Power Point dosyaları için de aynı şekilde gerçekleştirilmektedir. Bununla birlikte, kısıtlı biçimlendirme izni verilmesi (İzni Kısıtla komutu), sadece Word ve Excel için geçerli bir özelliktir.

İzinleri Kısıtla Özelliği

Eğer belgenizin belirli bir biçimde olması gerekiyorsa ve belgenizi görüntüleyen kişilerin, belgeniz üzerinde doğru olmayan biçimlendirmeler yapmalarını istemiyorsanız, bu kişilerin yapabileceği değişikliklerin çeşitlerini kontrol edebilirsiniz. Bunun için belgenizi açın, Dosya sekmesini açın, Belge Koru menüsünü tıkayın ve “Kişilere Göre İzinleri Kısıtla”yı seçin.

Belgenizin sağ tarafında biçimlendirme ve değiştirmenin kısıtlanmasına yönelik bir pencere açılacaktır. Burada, seçme şekillerini ve biçimlendirme izinlerini kısıtlayabilirsiniz. Açılan pencerede, belge içerisinde nelerin değiştirilip değiştirilemeyeceğini tam olarak belirlemek için, “Ayarlar” seçeneğini seçmelisiniz.

Ayarlar penceresinde seçimlerinizi yapıp pencereyi kapattıktan sonra, ağınızdaki kullanıcılardan hangilerinin belgede değişiklik yapabileceğini seçebilirsiniz.

Belge üzerinde değişiklik yapacaklar konusundaki kısıtlamalarınızı seçtikten sonra da, pencereyi kapatıp, “Evet, Korumayı Uygulamaya Başla” düğmesini tıklayın.

Bu düğmeyi tıkladığınızda bir pencere daha açılacaktır. Bu pencerede de, değişikliklere karşı koruma  uygulaması için belirleyeceğiniz, isteğe bağlı şifrenizi yazın.

Bir kullanıcının belgeye online olarak ulaşması konusundaki kısıtlamalarımızı oluştururken, belgemiz “salt okunur” olarak ayarlanmış durumda olacaktır. Eğer belgemizi açacak kullanıcılar, belgemizi kendi tarayıcılarında değiştirmek isterlerse, belgeyi, Word Web App’ın değiştirilmek üzere açamayacağı ve belgeyi kendi bilgisayarlarındaki Word’de açmaları gerektiğiyle ilgili bir mesajla karşılaşacaklardır.

Kısıtlanmış olan belge açıldığında, araç çubuğunda, sadece sizin izin verdiğiniz seçenekler kullanılabilir olacaktır. Araç çubuğundaki diğer her şey koyu olmayan bir biçimde görüntülenecektir.

Eğer kullanıcılardan biri değişiklik yapılmasıyla ilgili korumayı kaldırmak isterse, korumayı uygulamaya başlarken koyduğunuz şifre ekranına yönlendirilecektir.

Belgelerinizi Şifreleyin

Şimdi, bir Word belgesini, nasıl bir şifreyle koruma altına alabileceğimize bakacağız. Belgenizin araç çubuğunda Dosya sekmesinin altında Bilgi menüsünü açın, onun da altında Belgeyi Koru seçeneğinin içerisindeki “Parola ile Şifrele” düğmesini tıklayın.

Açılan pencere içerisine, belgeyi şifrelemek için kendi belirlediğiniz bir şifre yazın. Ardından, doğru şifre kodladığınızdan emin olmak için, belirlediğiniz şifreyi yeniden yazın ve işlemi sonlandırmak için “Tamam” düğmesini tıklayın.

Belgeyi şifreleme işlemi yaptıktan sonra, belgeyi açmak için şifreye ihtiyaç duyulduğunu bildiren bir izin penceresinin açıldığını göreceksiniz.

Artık, siz veya bir başkası belgeyi açmak istediğinde, belgeye ulaşmak için doğru şifrenin girilmiş olmasına ihtiyaç duyulacaktır. Ayrıca, şifrelenmiş belgelerin, Web Apps içerisinde açılamayacağını da burada belirtmeliyiz. Bu belgeler, o bilgisayarda kurulu olan Word’de ve doğru parolanın girilmesi şartıyla açılabilecektir.

Sonuç

Eğer kimsenin üzerinde değişiklik yapmasını veya görüntülemesini istemediğiniz, sizin için önemli belgeleriniz varsa; Belge Koruma ve Şifreleme, belgelerinizi korumak için size güzel gelebilecek araçlardır.