Excel’de Koşullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) Nasıl Kullanılır?

Koşullu biçimlendirme, hücreleri içeriklerine göre biçimlendirmek için kullanabileceğiniz bir Excel özelliğidir. Örneğin, bir hücrenizin, 100 sayısının altında bir değer taşıyorsa kırmızıya dönmesini sağlayabilirsiniz. Ancak, tüm bir satırı nasıl biçimlendireceksiniz?

Bu konuyla ilgili açıklama yapmaya başlamadan önce, koşullu biçimlendirmeye ait temel bilgilere sahip olmamız gerektiğini ifade etmeliyiz. Eğer koşullu biçimlendirmeyi daha önce kullanmadıysanız, aşağıda anlatacaklarımızdan önce koşullu biçimlendirmenin nasıl yapıldığı konusuna bir göz atmalısınız.

Eğer biçimlendirmek istediğiniz hücrelerin biçimi bir başka hücrenin değerine istinaden belirlenecekse ne yapmalısınız? Örneğin, personelle ilgili bilgiler içeren bir tablonuzda, “evet/hayır” sorularından birisinin cevabı “hayır” olan kişilere ait tüm satırı renkli göstermek istiyorsanız, bunun nasıl yapılacağına bir göz atalım.

Tablonuzu Oluşturmak

Yapmanız gereken ilk şey, biçimlendirmek istediğiniz verilerinizi içeren basit bir tablo oluşturmak. Veriler sadece metin olmak zorunda değil, formülleri de özgürce kullanabilirsiniz. Bu noktada, tablonuzda herhangi bir biçimlendirme bulunmamakta.

Tablo Görünümünü Ayarlamak

Şimdi, Excel’in basit biçimlendirme araçlarını kullanarak tablonuzun görünümünü şekillendirin. Burada, sadece, koşullu biçimlendirmeden etkilenmeyecek bölümleri biçimlendirin. Örneğin, tablonuzun sınırlarını işaretleyin, başlık satırını renklendirin.

Koşullu Biçimlendirme Kurallarının Belirlenmesi

Şimdi işin önemli kısmına geldik. Eğer koşullu biçimlendirme konusuyla ilgili temel bilgimiz tamamsa, şimdi devam edelim.

Biçimlendirmek istediğiniz satırdaki ilk hücreyi seçin, “Giriş” sekmesindeki “Stiller” bölümünde bulunan “Koşullu Biçimlendirme”yi seçin ve “Kuralları Yönet” düğmesine tıklayın.

Buraya girdiğinizde, farenizle “Yeni Kural”ı tıklayın. Yeni Biçimlendirme Kuralı penceresinde, en alttaki seçeneği, “Biçimlendirilecek Hücreleri Belirlemek İçin Formül Kullan” seçeneğini işaretleyin. Burası işin en dikkat edilecek yeri: yazdığınız formül, uygulanacak kural için “Doğru” olarak tanınmalı ve tablonuzun geri kalanında kullanılabilmesi için yeterince esnek olmalıdır. Bir örnek formül üzerinden konuyu analiz edelim.

Misal;

“=½$G15” – tablomun içerisinde bir hücre adresidir. “G”, “Evet/Hayır” sorusuyla biçimlendirmek istediğim sütun, ve “15” de şu anda bulunduğum satırıdır. “G”den önceki $ işaretine dikkat edecek olursanız; eğer formülümde bu sembolü kullanmazsam, koşullu biçimlendirmemi bir sonraki hücreye uyguladığımda, H15 hücresinin “Evet” demesini bekleyecektir. Yani, bu örnekte, bir sabit sütuna (G) ve bir de esnek satıra (15) ihtiyacım var, çünkü ben bu formülü birden fazla satıra da uygulayacağım.

=”Evet”  – karşılanması gereken koşuldur. Bu örnekte, olabilecek en basit koşuldan yola çıkıyoruz-sadece “Evet” demesini bekliyoruz. Bu bölümü en çok seveceğiniz bölüm.

Burada, üzerinde durduğumuz satırın “G” sütunundaki hücresi “Evet” kelimesini içeriyorsa, formülümüz bu durumu “Doğru” olarak kabul edecektir. Yani sonuçta, “Kural Açıklamasını Düzenleyin” bölümü içerisindeki, “Bu formül doğru olduğunda değerleri biçimlendir” kutusunun içerisine yazacağımız formülümüz şu şekilde olacak:

=$G15=”Evet”

Şimdi, şekli belirleyelim; “Biçimlendir” düğmesine tıklayın. “Hücreleri Biçimlendir” penceresinde, sekmeler arasında gezerek istediğiniz görünümü elde edene kadar ayarları belirleyin. Örneğimizde, sadece dolgu rengini başka bir renk olarak seçelim.

Dolgu sekmesinde istediğiniz rengi bulduğunuzda, “Tamam” düğmesini tıklayabilirsiniz. Pencere kapandığında, “Yeni Biçimlendirme Kuralı” penceresi yeniden önünüzde olacaktır ve şimdi hücrenizin bir önizlemesini görebilirsiniz.

“Koşullu Biçimlendirme Kuralları Yöneticisi”ne dönmek için tekrar “Tamam”a tıklayın ve orada da “Uygula”yı seçin. Eğer seçtiğiniz hücrede renk değişikliği olduysa, formülünüzü doğru yazdınız demektir. Eğer şekil değişikliği olmuyorsa, birkaç adım geriye gidip, formülünüzü doğru çalışana kadar yeniden yazmalısınız.

Şimdi, çalışan bir formüle sahibiz, bunu tablonun tamamına uygulayalım. Örneğimizde de görebileceğiniz gibi, biçimlendirmemiz sadece uyguladığımız hücreyi etkiledi. “Uygulama Hedefi”nin yazılı olduğu kutucuğun yanındaki düğmeye basarak, seçiminizi tüm tablonuza (formülden etkilenmesini istemediğimiz başlık satırı hariç) genişletin. Tüm tablonuzu seçtiğinizde, adres satırını gösteren kutucuğun hemen yanındaki düğmeyi seçerek bir önceki penceremize geri dönelim. Döndüğünüzde, tablonuzun tamamının çevresinde seçili durumda kesik çizgilerin yandığını göreceksiniz, ve şimdi “Uygulama Hedefi”nde, sadece bir hücre değil, bir çok hücreyi kaplayan bir alan yazılı olacak. Burada “Uygula”ya basın.

Bu durumda, tablonuzdaki satırların tümü yeni kurala göre biçimlendirilmiş olacaktır.

İşte bu kadar! Şimdi yapmanız gereken tek şey, “Hayır” yazan satırları da biçimlendirmek için yeni bir kural yazmak. Eğer verileriniz daha karmaşıksa, daha fazla kural belirlemeniz gerekebilir. Bu metodu kullanarak, hemen, veriler arasında seçim yapabileceğiniz karmaşık çalışma sayfaları üretmeye başlayabilirsiniz.