Excel, Word ve PowerPoint’de Şablonlar Nasıl Kullanılır?

Bazen, patronunuz bir çalışma sayfası oluşturmanızı veya bir Power Point sunumu hazırlamanızı isteyebilir ve bu işi bitirmeniz için süreniz kısıtlı olabilir. İşte bu durumda, Office uygulamalarında bulunan şablonlar sizin en iyi arkadaşınız olabilirler.

Süreç, diğer duruma göre nispeten daha basittir, ancak, patronunuzun istediği şekildeki bir dokümanla uyumlu bir şablon bulmak bu işin en zor tarafı olabilir. Bu konuyla ilgili en iyi şey ise, ihtiyaç duyduğunuz herhangi bir durum için birkaç tane kullanılabilir halde olan şablon bulunmaktadır.

Excel’deki Şablonlar

Excel’deki şablonlara ulaşma için Excel’i açın, Dosya sekmesini tıklayın ve açılan menüde “Yeni” seçeneğini bulun ve yüklü şablonları görüntülemek için bu seçeneği tıklayın.

Kategoriler içerisindeki birçok çeşit arasında gezinerek, sizin durumunuz için uygun olan ve ihtiyacınız olan şablonu seçin.

Kullanmak istediğiniz şablonu belirledikten sonra, bu şablonun üzerine tıklayın. Tıkladığınızda sağ tarafta şablonunuzu küçük resim olarak görüntüleyebilir ve popülaritesini görebilirsiniz. Eğer bu şablonla devam etmek istiyorsanız, sadece İndir düğmesini tıklayın.

İndirme işlemi tamamlandığında, basit bir biçimde, dokümanınıza devam edebilir ve boş alanları doldurabilirsiniz. Buna örnek olarak, Excel 2010’daki bir fatura şablonunu seçerek içeriğini düzenleyebilirsiniz.

Word Şablonları

Bazen, şirketiniz için çok kısa bir sürede bir Word belgesi hazırlamaya ihtiyaç duyabilirsiniz. Bu konuda endişelenmenize gerek yok, aynı şekilde Word’de de Şablon kullanabiliriz. Örneğin, çabuk bir biçimde bir takvim yapmak istiyorsanız, bunun için bir sürü şablon bulunmakta. Bu özelliği kullanarak, boş takvimlerin çıktısını alabilir veya takviminizi Share Point sitesinde kullanabilirsiniz.

Word 2010 içerisindeki çeşitlerden seçmek için, takvimden broşür, cv ve tatil kartlarına kadar pek çok sayıda şablon bulunmakta.

Geleneksel Outlook Şablonları

Daha önce, Outlook 2003’te de, ofisinizdeki kullanıcı gruplarına belirli bilgileri ve formları göndermenizi kolay hale getiren temel şablonlar üretmemiz mümkündü. Tabii olarak, bu şablonların benzerlerini Outlook 2007 ve 2010’da da oluşturma şansınız var.

Bunu yapmak için, Outlook’u açın ve bir yeni posta penceresi açın. Burada, örnek olarak, basit bir tablo oluşturduğumuzu ve bu tabloyla günün kullanıcı istatistiklerini gösteren bir şablon yarattığımızı düşünelim. Bu tablo, bir kullanıcıya, konuyla ilgili çalışanlara ait bilgiyi günlük olarak kolayca girmesini sağlar. Bu durumda dikkat etmemiz gereken, bu tabloyu her gün görme ihtiyacı olan bütün kullanıcıların e-posta adreslerini listemize dahil etmeyi unutmamamız olacaktır.

Açtığınız yeni posta penceresinin içerisinde şablonunuzu oluşturduktan sonra, Dosya sekmesini açın ve “Farklı Kaydet”i tıklayın. Dosyanızı “.oft” uzantısıyla kaydettiğinizden emin olun.

Buradan sonra, şablonu ayrı zamanlarda her açtığınızda, şablon, ayarlarınızı ve tabloyu görmeye ihtiyacı olan tüm kullanıcılarınızı ve ayrıca doldurulması gerekli olan ilgili alanlarınızı içerecektir.

Power Point Şablonları

Bazen, bir toplantı için, çok hızlı bir şekilde, bir sunum hazırlamanız gerekebilir. Yine, sizi kurtaracak olan şablonlara gitmek için, Dosya sekmesinden Yeni seçeneğini tıklayıp kullanmak istediğiniz dizaynı seçebilirsiniz.

İhtiyaç duyabileceğiniz her türlü işi yapmak için hazırda bir Şablonun her zaman hazır olmayabileceğini aklınızda tutmanızda fayda var, ancak genellikle şablonlarınızı kendi isteğinize göre şekillendirebilirsiniz. Şablonlar, bir kere kaydedildiklerinde, zaman içerisinde üzerlerine eklemeler veya değişiklikler yaparak onları inşa etmeniz için olanak sağlayacaklardır. Veya, çok aceleniz varsa ve patronunuz iyi olmayan sebeplerden dolayı stres altındaysa, Şablonlar, sizin kahraman gibi görünmenizi sağlayabilirler.

Şablonlar, Office içerisinde yeni bir özellik değildir, ancak eğer siz Office kullanmaya yeni başlıyorsanız, uygulamalar içerisinde bulabileceğiniz şablonları kullanmak çok fazla zaman kazanmanıza ve sunumlarınız, çalışma sayfalarınız ve özel Word dokümanlarınız için güzel fikirler edinmenize yardımcı olacaktır.